Plan: nesta fase é utilizado um editor gráfico de processos que permite definir as tarefas, formulários, aprovações e responsabilidades do fluxo de trabalho, utilizando a notação BPMn. Assim que o fluxo é validado é feita a ativação do processo e, sem a necessidade de programação de sistemas, são gerados todos os formulários eletrônicos necessários para sua execução.

Do: Assim que um processo é ativado é possível a geração de solicitações a partir de preenchimento de formulários, recebimento de e-mails, integração com outros sistemas de informação etc. Solicitações de um determinado processo são encaminhadas para usuários Solucionadores, que serão orientados pelo sistema para o cumprimento de todas as atividades previstas no processo. A qualquer momento é possível visualizar graficamente a situação de uma ocorrência de processo e todo o caminho percorrido no workflow.
O software permite recuperar tempos de execução, histórico de responsabilidades, apontamentos de horas trabalhadas, comunicados gerados e recebidos, detalhes sobre o Acordo de Nível de Serviço (ANS) e Acordo de Nível Operacional (ANO) etc. Ao atender uma solicitação o Solucionador conta com um Assistente de Processos, que o guiará em todas as atividades do workflow.
Este assistente também exigirá do usuário o fornecimento de todas as evidências necessárias em auditorias por meio de preenchimento de formulários, vinculação de arquivo, envio de comunicados etc.

Check: Usuários com o perfil Gestor utilizam painéis de indicadores de desempenho para realizar a gestão dos processos e acordos de nível de serviço (ANS) e operacional (ANO). Os usuários possuem à disposição uma grande quantidade de relatórios, cubos de decisão, painel de indicadores e um editor de relatórios para criação de relatórios customizados. Adicionalmente, tabelas dinâmicas permitem flexibilidade para elaboração de consultas sobre wokflow executado.

Act: Após confrontar a execução de um processo com o planejamento correspondente, são realizadas ações que resultarão em um nova interação no ciclo PDCA. O recurso de versionamento de processos permite então introduzir mudanças nos fluxos sem afetar ocorrências legadas, proporcionando conforto para a prática da melhoria continuada.