O que significa implantar Lean Office? Muito se busca melhorar produtividade e reduzir desperdícios. O problema é que geralmente, o foco é no processo produtivo. E isso significa a utilização de todas as ferramentas disponíveis para melhorar a produtividades na área fabril, não havendo foco em outras atividades.

Algumas empresas no Brasil já aliaram o Lean Manufacturing ao Lean Office. Assim que o processo de melhoria da produtividade foi amadurecendo na fábrica, o conceito começou a irradiar para as outras operações. Muitas ferramentas podem ser adaptadas ou utilizadas diretamente da fábrica para o ambiente de apoio ou indireto de produção.

No caso das empresas não industriais, o caso é mais complicado, pois a maioria dos conceitos não são facilmente acessados. Mesmo assim, muitas já utilizam o Lean Office como solução eficaz para melhoria do seu fluxo de valor. Uma imersão na cultura Lean e um bom treinamento podem ser suficientes para começar e conseguir bons resultados.

Trata-se de algo que não necessita diretamente de sistemas informatizados ou grandes investimentos para ser implantado. O mais importante é a inserção da cultura, treinamentos e prática das ferramentas.

As principais ferramentas para implantação do Lean Office são: 5S’s, Gerenciamento Visual (Visual Management), Trabalho Padrão (Standard Work), Mapeamento do Fluxo de Valor (Value Stream Mapping) além de eventos Kaizen. Todos eles de alguma forma originados do Lean Manufacturing, mas com foco nos processos administrativos.

O ponto mais importante em uma implantação é a formação de uma equipe que pode ser interdepartamental ou matricial para ser o componente disseminador e agregador dos conceitos e ferramentas. Com este grupo bem treinado e aculturado, o trabalho pode ter uma continuidade segura e entrar em todos os processos administrativos. A definição deste grupo ou comitê deve ser de forma muito bem pensada, levando em consideração o perfil adequado para o desafio. Estes colaboradores podem continuar a exercer suas atividades normalmente, dedicando um período para agir de forma matricial ou por processo, já utilizando os conceitos de multitarefa.

Outra questão relevante é o reconhecimento das melhorias alcançadas. Todas as ferramentas indicadas acima têm um nível de 1 a 5 de status e de acordo com o progresso, deve haver uma divulgação. O que ocorre geralmente é um ciclo de estímulos entre os grupos. Cada área ou membro da equipe ficará motivado em buscar melhorias, pois será reconhecida. Outro meio de estímulo é ligar as melhorias ao plano de participação nos resultados, através de metas a serem alcançadas para ter uma fatia do valor a ser distribuído.

São alguns exemplos de melhorias geralmente conseguidas com o Lean Office:

• Tempo ganho em dias de fechamento contábil por eliminação de tarefas sem valor agregado;
• Ganho financeiro por idéias para redução de desperdícios ou impressões;
• Rapidez em coletar informações por estas estarem mais fáceis de serem encontradas.
• Facilidade ao conceder férias de colaboradores, pois o trabalho está padronizado e documentado.

Os ganhos podem ser equiparados muitas vezes aos ganhos de produtividade na fábrica. Muitos gestores podem imaginar quanto pode representar ganhos em áreas como no financeiro e RH?!

Enfim, este processo não é tão divulgado e sua implantação ainda se limita muito a empresas do ramo industrial, mas pode ser utilizado em quaisquer tipos de empresas, pois processos administrativos todas têm. O tamanho da empresa também não restringe a implantação. A pequena empresa necessita se preparar para o crescimento e se isto acontecer com organização e de forma enxuta, melhor.

Já as grandes, implantando esta cultura, vão conseguir ganhos importantes e ficarão mais organizadas e eficientes também. Implantar Lean Office significa melhorar consideravelmente a produtividade, agregar valor às tarefas, eliminar as perdas e criar processos administrativos adequados, que não comprometam o resultado da operação principal da empresa.