Você provavelmente já ouviu as seguintes frases:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”
(Deming)

“O que não é medido não é gerenciado...“
(Robert Kaplan)

“Se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entende o processo, você não consegue aperfeiçoá-lo”
(Peter Drüker)

Empresas e indústrias são consideradas grandes sistemas, que executam as suas tarefas através de processos implantados, com o objetivo de cumprir seus papéis de produção ou prestação de serviços. Assim como os demais sistemas, as diretrizes (estratégias) e a rotina (processos organizacionais) podem ser avaliados em níveis diversos de eficiência e eficácia.

Você concorda que a maioria das pessoas não entraria em um avião que estivesse sem a maioria de seus instrumentos de navegação?

Sem essas medidas, não se pode realmente compreender como os processos de negócio funcionam, os problemas que apresentam e se as tentativas de melhorar o desempenho funcionaram como previsto. Daí porquê um sistema de medição e avaliação do desempenho, é o primeiro passo que uma organização deve dar no caminho em busca da excelência.

Mas o que significa a Gestão por Indicadores?
A gestão de performance com indicadores é um método de gestão que considera o estabelecimento de indicadores (KPIs) para medir o desempenho da empresa na consecução de seus objetivos estratégicos. É como você determina um destino de viagem, escolhe uma estrada e, ao longo do percurso, avalia se essa estrada é a mais indicada ou se você pode tomar atalhos para chegar mais rápido, com mais qualidade e com menos recursos.

Mas como posso implementar a gestão de performance com indicadores?

Essa mudança de pensamento e ação não acontece do dia para a noite.

Ela é um processo que deve ter o apoio incondicional da alta gestão e passar a fazer parte da cultura organizacional. Para tanto, existem alguns passos que devem ser dados:

• Defina seus objetivos: onde sua empresa vai estar daqui a 5 ou 10 anos?
• Defina seus indicadores: como você vai medir o desempenho da empresa em atingir esses objetivos?
• Crie uma história: como esses indicadores serão mensurados e interpretados?
• Detalhe: onde buscar o conhecimento necessário para atingir seus objetivos? Existem outras metas que podem ser integradas para melhorar sua análise?
• Distribua responsabilidades: quem é responsável por cada uma das metas e indicadores?
• Comunique: compartilhe essa visão de foco em resultados e engaje as pessoas nessa missão.
• Mensure: acompanhe os indicadores e saiba o que eles representam para sua empresa.
• Adapte: corrija os desvios, aprimore sua estratégia e alcance melhores resultados.

E quais os principais tipos de indicadores de desempenho?

1. Indicadores de desempenho estratégico
tem a função de verificar se a organização está alcançando os objetivos determinados pela alta direção, os chamados objetivos estratégicos. Uma ferramenta muito usada para auxiliar na determinação desses objetivos é o Balanced Scorecard.

2. Indicadores de desempenho de processos
também chamados de KPI (do inglês: Key Performance Indicator) estão focados em como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se estão conseguindo atingir os objetivos determinados. Esse indicador deve ser quantificável por meio de um índice (normalmente representado por um número) que retrate o andamento do processo como um todo ou em parte.

Ao implementar a gestão por indicadores, existem pontos críticos que devo estar atento?

Certamente, abaixo apresentar alguma dicas fundamentais:

1. Planejar e envolver a equipe
Não adianta deixar o planejamento engavetado… é preciso compartilhar as decisões e envolver toda a equipe, deixando claro o que se espera de cada setor. Assim, as responsabilidades também são compartilhadas, conferindo metas coletivas e individuais que serão avaliadas por meio das métricas. Quando toda a equipe está alinhada em relação ao planejamento, as ações são realizadas em conjunto são mais efetivas para alcançar os resultados – e a gestão de métricas e indicadores permite o acompanhamento deste desempenho.

2. Ponto de partida e de chegada
A gestão de métricas e indicadores possibilita determinar onde a empresa está e onde quer chegar. Define-se um ponto de partida e, através do planejamento, também se determina o ponto de chegada. Acompanhar estes índices permite saber quando – e se – estes objetivos serão alcançados, e ainda se é necessário redefinir as metas ou reestruturar o plano para acelerar os resultados.

3. Estabelecer processos
Remediar situações com ações pontuais não dá condições de criar métricas para avaliar como melhorá-las. Estabelecer processos, através do planejamento estratégico, e administra-los com a gestão de métricas e indicadores, torna a sua organização capaz de promover uma melhoria contínua e antecipar-se às demandas do mercado.

4. Melhoria contínua
A coleta destes números e indicativos, de forma isolada, não significa muita coisa. Eles devem ser analisados dentro de um contexto para que seja possível compreender as informações, trazer insights e oferecer melhorias nos processos em andamento ou promover a criação de novas ações. Os pontos positivos podem ser ampliados e os negativos devem ser corrigidos. Dessa forma, a gestão de métricas e indicadores é protagonista de um processo de melhoria contínua.

5. Das melhorias para o sucesso
A gestão de métricas e indicadores é um esforço permanente e ininterrupto. Quanto mais conhecemos a performance de nossa organização, mais informações teremos para inovar e ampliar os resultados. Rever os processos e ajustar o planejamento, ampliar as metas e superar a performance dos concorrentes são resultados possíveis a atingíveis através de uma gestão eficiente.

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