A administração financeira deve ocupar uma condição de destaque e prioridade nas empresas. Assim como as empresas podem caminhar mais intensamente para o sucesso com uma boa administração financeira, a ausência e má execução dessa atividade pode representar a decadência de um negócio.

Essencialmente falando, trata-se de uma atividade que lida com a administração das finanças de uma empresa ou organização, visando planejá-las, controlá-las e utilizá-las para obter o melhor resultado possível para o negócio. Está, portanto, diretamente relacionada à maneira como uma empresa lida com suas finanças e os resultados e benefícios que consegue obter através do seu manuseio.

A importância da administração financeira

Há alguns preceitos básicos que todas as pessoas e empresas conhecem:

• Não se deve gastar mais do que as próprias receitas;
• Não ter as informações corretas pode levar a tomada de decisões precitadas e errôneas;
• É preciso investir para crescer, mas investir corretamente;

Entre outros.

Podemos, por um lado, afirmar que essas são questões básicas de uma boa gestão financeira, seja pessoal ou empresarial. Ainda assim, por outro lado, muitas são as pessoas e empresas que descuidam dessas atividades, que são o coração da administração financeira. É por isso que uma boa gestão financeira está relacionada não somente às situações presentes, mas também e principalmente à situação futura da empresa.

É papel dos administradores financeiros, em primeiro lugar, ter conhecimento – isto é, possuir o registro – de toda movimentação financeira da empresa; então, com essas informações, tomar as melhores decisões, ou fornecer relatórios para que outros decidam, que favoreçam o crescimento da empresa.

O princípio de tudo está, portanto, no registro de todas as informações financeiras e atualização desses dados. Sem isso não será possível uma boa administração. Sua empresa tem cumprido bem essa etapa? O que pode ser melhorado?

Essas informações registradas permitirão, além da tomada de decisões, acompanhar o desempenho da empresa através de indicadores. Ainda que os indicadores financeiros não sejam os únicos que demonstrem se uma empresa está alcançando os seus objetivos, eles têm um grande peso nessa análise.

Medir o desempenho da empresa, através de indicadores, é fundamental para o sucesso e a boa gestão. Não se trata apenas de uma boa prática gerencial, mas de uma ação necessária para saber se a empresa está trilhando o caminho desejado, quanto ainda falta para alcançar os objetivos e para realizar os ajustes necessários. Na maioria das situações, sem muito esforço, é possível começar a medir o desempenho a partir das informações e ferramentas que já estão disponíveis na empresa. É importante, porém, criar uma cultura que priorize a avaliação do desempenho organizacional.

Mas por que medir o desempenho da empresa?

Toda empresa tem (ou deveria ter) uma estratégia de crescimento formulada e documentada. Essa estratégia define não somente aonde a empresa quer chegar, mas também os meios que serão utilizados e o caminho que será percorrido para alcançar os objetivos. Sabendo, portanto, onde a empresa está (o hoje) e onde ela deseja está (o futuro), é preciso que continuamente ela verifique o quanto já está mais próxima do objetivo. Do contrário, não haverá clareza e segurança quanto aos rumos da empresa, e tampouco os ajustes necessários poderão ser realizados.

É necessário medir o desempenho da empresa pois é dessa forma que os sócios, diretores e todos os gestores saberão se o trabalho que está sendo executado está, de fato, conduzindo a empresa para o objetivo definido.

Para que medir o desempenho?

O desempenho medido não serve apenas como mera informação (muitas empresas até medem o seu desempenho e sabem dizer como estão se saindo mês a mês, mas nenhuma ou pouca ação de melhoria é tomada). A partir das informações obtidas deve ter início um processo contínuo de melhoria: quais resultados não foram satisfatórios e devem ser melhorados? Como fazer isso? Quais resultados estão satisfatórios mas que podem ser impulsionados ainda mais? Houve oscilação do decorrer do tempo? As análises que podem ser feitas, seguidas da ação de correção ou melhoria, são inúmeras.

Portanto, tão importante quanto ter o desempenho medido é fazer uso dessas medições. São informações que, quando exploradas, revelam muito sobre a situação da empresa.

Como medir o desempenho organizacional?

O primeiro passo para uma empresa medir o seu desempenho é saber, ao certo, o que quer medir. Geralmente, as empresas fazem a sua avaliação de desempenho a partir dos números financeiros e contábeis. Isso é bom e necessário. Porém, há muito mais que pode ser avaliado.

Além de todos os indicadores financeiro-contábeis, é possível medir, por exemplo, o desempenho das ações de marketing (como a geração de leads), a eficácia do departamento comercial (visitas, propostas comerciais e vendas), os ganhos do departamento de compras (como as reduções de preço alcançadas), entre outros. De maneira objetiva, tudo aquilo que pode ser mensurado poderá então ser medido e acompanhado. É fundamental, portanto, que a empresa registre as informações e tenha facilidade em acessá-las.

Para analisar o desempenho organizacional, uma vez que se têm as informações necessárias, uma planilha eletrônica já é o suficiente. Organizando os dados coletados por mês, por exemplo, é possível visualizar o desempenho da empresa no decorrer do tempo e, a partir desses dados, realizar análises mais profundas. Isso se torna ainda mais fácil se a empresa faz o uso de sistemas de gestão, como os ERP, CRM e outros. Normalmente esses softwares – inclusive aqueles que operam na nuvem – geram relatórios interessantes que permitem avaliar o desempenho da empresa.

Como avaliar a situação da empresa?

O ponto de partida de tudo isso pode ser realizar uma análise da situação de toda empresa. Esse diagnóstico empresarial ajudará a identificar gargalos, os indicadores já existentes e aqueles que seriam interessantes criar, além de definir as informações que precisam e podem ser coletadas para medir o desempenho.

Por fim, outro fator que torna fundamental a boa administração financeira diz respeito à estratégia empresarial. Toda empresa necessita de uma estratégia para crescer e se desenvolver. Mas como seria possível desenvolver uma estratégia consistente e realista sem dados confiáveis sobre a situação financeira da empresa?

Assim, considerando que em toda a empresa há movimentação financeira (é possível identificar tais movimentações no departamento de compras, recursos humanos, produção, logística, e em tantos outros), é também essencial que o gestor financeiro esteja integrado com todas as empresas e seja alimentado das informações relevantes.

Quer saber como mais sobre administração financeira ou como podemos apoiar seu negócio a aprimorar seus controles e indicadores de controle?