Você sente que o seu negócio precisa melhorar a gestão de processos? Sabe qual a melhor maneira para gerenciar os seus negócios? Já ouviu falar em mapeamento e modelagem de processo? Antes de falar exatamente sobre o que é mapeamento e modelagem de processos, preciso explicar o que é um processo e, principalmente, qual é o seu papel dentro de uma empresa.

Posso dizer que essa é a definição de processo: Uma ordem determinada de atividades ou tarefas e que estão espalhadas por um espaço de tempo, com produtos/serviços e matérias-primas bem definidos e, claro, com um começo, um processamento (transformação) e um fim. Meio confuso?

Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser um simples pedido de férias oriundo de um profissional interno. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo! Adicionalmente, precisamos entender também o que é gerenciamento de processos de negócios ou simplesmente BPM (Business Process Management).

O BPM é uma filosofia de administração bastante difundida no contexto organizacional. A sua proposta é a de otimizar recursos e possibilitar resultados positivos para as empresas através da gestão detalhada dos processos. No contexto do Business Process Management está inserido o Mapeamento e a Modelagem de Processo, a atividade que permite identificar os fatores envolvidos nos processos, bem como suas responsabilidades.

Em outras palavras, através do Mapeamento e Modelagem de Processos é possível promover melhorias nos processos de negócios. E, através de ferramentas de modelagem de processos é possível visualizar etapas atrasadas, gargalos e atividades que não agregam valor ao negócio.

Então, o que é mapeamento?
O mapeamento é o desenho do fluxo de atividades de um processo. É um modo de comunicação. Ele tem como objetivo dar auxílio à empresa para que ela possa enxergar os seus processos de negócio, de controle e de apoio. Dessa forma, busca-se um melhor entendimento de cada etapa que compõe o processo, identificando os pontos fracos e fortes com a finalidade de melhorar o desempenho organizacional.

Por exemplo: a sua empresa apresenta uma série de problemas e você não sabe exatamente o que fazer para organizar as atividades e criar padrões de execução de cada tarefa. Pois bem, neste caso o mapeamento te ajudaria muito, pois ele te faria entender como tudo funciona.

E o que é Modelagem de processo?
Para a sua surpresa, a modelagem é exatamente a mesma coisa, com uma observação: ela possui muito mais detalhes e especificações do processo. Nada mais é do que uma representação mais completa de todas as informações que são encontradas no processo. Ou seja, no modelo é possível identificar cada atividade, o profissional responsável, o tempo necessário para a execução e outros detalhes.

É mais utilizada em casos onde o próximo passo será a automatização do processo. Thiago Martins, consultor associado da ECR, comenta sobre a notação BPMN, a mais utilizada na Modelagem de Processos: “A notação BPMN (business process model notation), que atualmente encontra-se na versão 2.0, é mantida pela OMG, uma organização sem fins lucrativos que sustenta uma série de padrões usados no setor industrial. O propósito de BPMN é facilitar a criação de um diagrama que ilustra o funcionamento de um determinado processo de negócio. Portanto, esse diagrama deve ser de fácil entendimento tanto por pessoas técnicas como por não técnicas.”

E por que fazer o mapeamento e modelagem?
Vou citar rapidamente alguns motivos:
1. melhorar o que é feito
2. documentar as atividades
3. eliminar desperdícios
4. eliminar processos que não geram valor
5. padronizar
6. automatizar processos
7. reduzir custos
8. reduzir tempo e muitos outros.

Precisa mais?
Quando você inicia o desenho de mapeamento é interessante que você tenha um objetivo em mente para focar nele. Óbvio que você poderá reduzir custo e padronizar atividades ao mesmo tempo, mas quando seu objetivo é agressivo, como por exemplo reduzir custo ou tempo de execução de processo, eu apostaria em uma melhoria por vez, melhoria contínua é o segredo das empresas produtivas. Se você fizer um mapeamento e modelagem de um processo com o conhecimento, habilidade e ferramenta certa, você com certamente irá encontrar um ou mais dos seguintes benefícios:
1. melhoria na compreensão do negócio;
2. facilidade de realizar análises;
3. redução de custos;
4. aumento da produtividade;
5. os processos se darão de maneira mais rápida e eficiente;
6. resolução de problemas;
7. melhores práticas aplicadas;
8. padronização;
9. organização;
10. entre outros!

E quais ferramentas devo utilizar para a modelagem de processos?
Em nosso programa de treinamento Draw | Desenhando Processos com Bizagi Modeler demonstramos como você pode adotar esta ferramenta que vem auxiliando empresas a alcançarem novos patamares de Excelência Operacional.

Neste aspecto, as ferramentas de Modelagem de Processos assumem vital importância, pois permitem facilitar sua gestão, como aponta Thiago Martins: “As ferramentas desempenham um importante papel dentro da filosofia BPM, uma vez que proporcionam um modo fácil de mapear os processos de negócio por meio da criação de diagramas.

Assim, uma vez mapeado, os processos podem ser mais bem entendidos, compartilhados, revisados, redefinidos e até mesmo monitorados.” Quer saber mais?

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