Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, são por assim dizer a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total. Isto porque tem um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos e visíveis. Mas a sua grande virtude é seu grande defeito, ou melhor, nós a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume a melhorar a aparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer.

Na verdade a essência dos cinco é outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo, como a Qualidade Total. O importante de ser lembrado ao se implantar os 5S, é que a simples tradução de seus termos para o português desperdiça muito de seu significado, já que o sistema de escrita japonês é diferente do nosso. É devido a isso que colocamos a palavra senso antes de cada S: indica que o termo transcende a simples tradução.

Feita essas considerações vamos lá: o que vem a ser os cinco sensos?

É um programa baseado em 5 palavras japonesas: SEIRI (Seleção), SEITON (Ordenação), SEISOH (Limpeza), SEIKETSU (padronização) e SHITSUKE (disciplina). Uma forma simples de definir é: são atividades que praticadas por todos, com determinação é método, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradável e seguro.

Compreendendo melhor a definição acima:

Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Um pequeno conhecimento colocado em ação dará bem mais resultado que um grande conhecimento acadêmico que não passe disso: teoria.

Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos é vital para o sucesso do programa. Nada menos que isso é aceitável. O líder - dono, diretor ou gerente - tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o Programa é dizer: FAÇAM!

Determinação: embora o entusiasmo com o Programa seja rápido, rápido também é seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que... sejamos determinados a fazer continuamente algo a que não estamos acostumados.

Método: não podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira.

Mais adiante sugiro um método para implantação dos 5S, baseado em minhas experiências e observações, não significando que seja o melhor ou único. Desenvolva o método mais adequado a sua realidade, mas não deixe de ter um método.

SEIRI (senso de seleção)
Outras traduções : Organização; Utilização; Classificação; Descarte. Senso: "A arte de colocar fora coisas inúteis sem uso". É o passo inicial do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário.

O que é necessário?
Necessário é aquilo que se está utilizando ou que se tem previsão de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte:

• Isto REALMENTE é necessário?
• Estou utilizando-o no momento?
• Se não, qual foi a última vez que utilizei?
• Quando eu irei precisar disto? Essas perguntas ajudam determinar se um item é necessário ou não.

Se as respostas às duas primeiras perguntas forem não e às outras duas forem não sei, seguramente o item é desnecessário: descarte-o. Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessário? Não necessariamente. O bom senso recomenda que você coloque os itens descartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles. A maioria dos itens descartados servirão para outras pessoas ou áreas e portanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doação. Mas não envie sem antes questionar se realmente é útil, caso contrário você não estará fazendo 5S e sim apenas transferência de entulhos. Outros itens não poderão ser reaproveitados: devem ser vendidos como sucata.

O cuidado que se deve tomar aqui é, feito o descarte, agilizar a análise e destinação dos itens em excesso, caso contrário os mesmos logo irão se "incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou até a próxima sessão de seleção.

Como eu faço para manter a seleção?
Seja crítico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que você olhar - no trabalho, em casa, na rua, etc. - "isto é necessário?". Mas isso não vai virar uma paranoia? Não. O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar o procedimento até que se torne automático, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina. Qual é o resultado da aplicação do Senso de Seleção? Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:

• Ganho de espaço
• Maior segurança
• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle de estoque
• Redução de custos
• Disposição mental para a Qualidade

SEITON (senso de ordenação)
Outras traduções: Sistematização; Arrumação. Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso".
Após a Seleção, na qual você descarta aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização damos o nome de ordenação, que é determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando. Ordenação é, em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localização e uso. Quando a localização de um item não é imediata, significa que a ordenação não foi bem feita. Faça de novo!

Como eu faço a Ordenação?
Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é que não se tenha que fazer esforço para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura média: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para pega-los. Se em gavetas, na mais próxima, geralmente a de cima. Os itens de uso menos freqüente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil. Mas não muito. E, finalmente, os itens os você utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menos atrapalhe.

Apenas a título de exemplo, para escritório: o item utilizado a todo instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armário do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobre a mesa só o trabalho que estiver sendo executado. Identifique sua área de trabalho. Armários devem ter suas portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. Áreas de circulação de pessoas demarcadas, áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são exemplos de boa ordenação.

O mesmo vale para estoques de matérias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informações de tipo, procedência, destino e data de validade. Tubulações de fluidos devem indicar o que conduzem, através da identificação de cor, de acordo com as normas de segurança da ABNT. Ainda como identificação é possível adotar-se crachás, se houver atendimento ao público externo. O crachá é dispensável se o trabalho envolver apenas relacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas de segurança o requeiram. Mas se houver crachá, o nome ou apelido que a pessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou área em que ela trabalha.

Evite colocar o cargo ou função, que serve apenas para dar idéia de castas e não contribui em nada para a motivação. Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos em bom estado. Uma sugestão válida é alinhar o material exposto pelas bordas superior (alinhamento horizontal) e esquerda (alinhamento vertical). É importante ter um responsável, que pode ser rotativo, para manter o mural organizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no mês passado nem pensar! Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos.

Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação: cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante é ter critério. Em segundo lugar, todo documento só deve ir para o arquivo com uma anotação de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse período. E por último, deve haver um tempo pré-definido para se fazer uma revisão do arquivo, na qual os documentos vencidos serão descartados (Seleção). Uma boa sugestão é uma revisão trimestral, mas cada caso é um caso.

Organização pessoal faz parte do Senso de Ordenação?
Não só faz parte como é a essência. A organização pessoal irá refletir-se na organização do ambiente. É importante reservar um tempo pela manhã para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consultá-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece óbvio, mas o fato é que gastamos a maior parte do nosso tempo fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas importantes ficaram para trás.

Como eu faço para manter a ordenação?
Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente após o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, não deixando escapar nenhuma disposição incorreta de materiais. Faça testes periódicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localização de itens é imediata. Essa é a palavra: localização imediata, nada menos é aceitável.

Qual é o resultado da aplicação do Senso de Ordenação? Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:

• Melhor disposição de móveis e equipamentos
• Maior segurança
• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle de estoque
• Redução de desperdícios, principalmente de tempo
• Aproveitamento do espaço que sobrou, para "praças"

SEISOH (senso de limpeza)
Outras traduções: Inspeção; Zelo. Senso: "A arte de tirar o pó".
O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, seja ele no trabalho, em casa etc. Este aspecto, em se tratando de indústria ou serviço de alimentos, se reveste de especial importância, visto que a higiene deficiente é uma das principais causas de doenças de origem alimentar. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.

Como faço a limpeza?
No que se refere à limpeza física, a recomendação é que se atue sobre as causas da sujeira, e não apenas na sujeira aparente. As dicas são basicamente comportamentais:

• Faça uso correto de sanitários
• Jogue o lixo dentro do lixeiro, observando a coleta seletiva
• Mantenha limpo corredores, vestiários, pátios e outras áreas comuns
• Demarque e observe local apropriado para a prática de tabagismo
• Papel de balas devem ser colocados no lixeiro. Mas atenção: em área de processamento ou manipulação de alimentos não se deve comer nada, inclusive balas
• Defina períodos para limpezas, não esperando que a sujeira apareça
• Identifique e corrija vazamento de fluidos
• Faça os reparos no edifício, móveis e equipamentos o mais rápido possível
• Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas.

Como eu faço para manter a limpeza?
Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo após o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para não sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente será bem melhor. Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas a vontade para dizer o que pensam de você. Ouça as críticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar.

É saudável ouvir a opinião sobre nós de alguém que não seja nós mesmos. Após dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em você, então poderá dizer o que não gosta nos outros. Isto é fácil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias são alcançadas sem esforço? Quando acontece, não tem tempo de fortalecer as raízes e o resultado é que diante de uma situação adversa e imprevista, retrocede-se à posição anterior, quando não pior. Lembre-se: cem melhorias de 1% é maior que uma melhoria de 100%.

Qual é o resultado da aplicação do Senso de Limpeza?
O senso de limpeza implantado resulta em:

• Ambiente agradável e saudável
• Melhor resultado do trabalhado
• Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipe
• Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas
• Redução de desperdícios
• Aumento da vida de prateleira dos produtos e garantia da saúde do consumidor.

SEIKETSU (senso de padronização)
Outras traduções: Padrões; Ambientação; Higiene; Conservação; Saúde; Asseio. Senso: "A arte de manter em estado de limpeza".
Padronização significa manter "em estado de limpeza" que, no contexto dos 5s, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar uma impressão de limpeza. A padronização busca então manter os três primeiros Ss (seleção, ordenação e limpeza) de forma contínua. A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental, por exemplo: Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fácil visualização, com letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores "padrões" de máquinas.

A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado. Exemplo: pintamos no piso, ou há uma placa de identificação na parede, do local de um equipamento móvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o funcionário usa o equipamento e não o devolve ao local fica evidente que há uma anomalia. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronização.

Outros aspectos de padronização são:

• Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc.
• A folha de verificação reflete o padrão de cada área. Fica fácil saber onde devemos atacar.
• A padronização buscar criar o "O Estado de Limpeza". Não basta estar limpo, é necessário também parecer limpo.
• Devemos definir qual o padrão ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho.
• Devemos nos preocupar com a ambientação, quebrando o peso da área de trabalho, através de uso de aquários, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionários - (praças), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto é uma forma de desacelerar as pessoas.

SHITSUKE (disciplina)
Outras traduções: Auto-disciplina; Educação; Harmonia. Senso: "A arte de fazer as coisas certas, naturalmente".
Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários.

Nós enxergamos a disciplina nos 5Ss quando:

• Executamos a limpeza diária dos 3 minutos, como rotina
• Fazemos a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle.
• Quando não sujamos mais
• E quando sujamos, limpamos imediatamente
• Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos
• Quando repintamos os letreiros que estão apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas
• E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda estuda e estuda. Artistas repetem o ensaio.

Disciplinar é praticar e praticar para que as pessoas façam a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo de repetição e prática. Assim estaremos no caminho certo.