Conforme Thomas Wailgum (2009), dados estatísticos comprovam que em média 59% das implementações de ERP excedem o orçamento, e menos de um quarto dos usuários se considera “muito satisfeito” com o projeto. Um dos desafios, e causa do insucesso ou baixo retorno em projetos de ERP, é a baixa aderência do ERP aos processos organizacionais.

Levando o projeto à customização de ERP e/ou adequação dos processos da empresa à ferramenta, que nem sempre possui o melhor parâmetro para a realidade da empresa, tornando processos muito burocráticos e/ou ineficientes. 

Entretanto a customização nem sempre é a solução para o problema. Alem do elevado custo, as customizações de ERP muitas vezes apresentam um aumento da complexidade e uma série de problemáticas nas operações, buscando uma melhoria de desempenho, muitas vezes, questionável. Essas mesmas customizações também tornam módulos suscetíveis a erros e vulneráveis à atualizações de sistema ou alterações no processo, podendo levar a inoperância.

Em meio a este cenário, o BPM e BPMS, vem apresentando um papel de vital importância para o sucesso em projetos de implantação e pós-implantação de ERP. Dando apoio ao projeto com 3 fatores críticos:

1. Conhecimento dos processos
A modelagem detalhada de processos, com levantamento de requisitos e adequação do sistema, tem se mostrado de grande valia para projetos que envolvem ERP, pois o conhecimento pleno do processo é fator crítico de sucesso para que a implantação ou uso de uma ferramenta de ERP tenha aderência a realidade dos processos da empresa e que forneça os resultados esperados.

Para a modelagem damos destaque para o BPMN,business process modeling notation, que possui simbologia mais completa para modelagem, contemplando plenamente processos que não são abordados pelas transações do ERP.

2. Integração entre módulos e visão de processo
Embora os sistemas de ERP forneçam uma visão mais funcional dos processos organizacionais, e proporcione algumas automações para certas plataformas, tem por definição uma natureza transacional. Limitando tanto melhorias de automação, como a visão de seus processos, a visão fornecida pelos módulos adquiridos pela empresa.

Em outras palavras, ERP’s possuem uma visão orientada a registros de informações, e não possui foco em processos “ponta-a-ponta”, inviabilizando análise sistêmica ou orgânica. Já que embora substitua a visão de silos departamentais por uma visão de transações, ainda não possui o controle do processo como um todo, perdendo assim a visão transversal do negócio, fator que orienta toda a organização ao cliente.

Como complemento às problemáticas relatadas anteriormente, o sistemas de BPMS, tem assumido uma função de integração de processos de negócio. Unificando plataformas e fornecendo novamente uma visão transversal do negócio, ao passo que estabelece governança de estratégias com workflow de processo. 

3. Customização a cargo do BPMS 
Outros problemas gerados por ERP’s ficam a cargo das tentativas de melhorias por customização. Pois,segundo Bender (2006), projetos de customização de ERP comumente se tornam projetos longos, de custo elevado, e que nem sempre conseguem atender às demandas da empresa na entrega final. Nos casos que a melhoria consegue atender a empresa, ainda temos uma grande vulnerabilidade quanto à manutenção da ferramenta, pois podem surgir inconsistências futuras, e atualizações de ERP comumente contemplam apenas funções nativas, além da baixa garantia de estabilidade para atualização de customizações. Tornando a simples manutenção da melhoria efetuada um desafio à parte “$”. 

Em contrapartida, para a grande maioria dos casos é possível que as customizações sejam feitas pelo BPMS, o que reflete em um ERP com transações nativas e funções estáveis para garantia de qualidade nas operações, sem um custo tão elevado para as customizações. Fornecendo inclusive, resultados mais satisfatórios, visto que as melhorias serão aplicadas em uma visão de processo, com foco no cliente.

Em suma, é evidente a importância do papel de uma gestão de processos ativa na escolha e na manutenção de uma ferramenta de ERP, de forma a usufruir o máximo da ferramenta e integrando operações, para maximização de resultados.

Como profissional especialista em gestão de processos de negócio, com o apoio de um time considerado referência em BPM e projetos de ERP, posso lhes mostrar, com sólidas evidências, os benefícios da integração de um projeto de BPM/BPMS com o ERP de qualquer negócio.

Bibliografia:
Thomas Wailgum (2009) - Implementação de ERP:sucesso improvável: http://cio.com.br/gestao/2009/01/12/implementacao-de-erp-sucesso-improvavel/ 

Marina Pita (2008) - Customização do ERP é o pior dos mundos: http://cio.com.br/gestao/2008/03/31/customizacao-do-erp-e-o-pior-dos-mundos/

Luis Bender (2006) - BPMS e ERP: http://thebpmexperience.wordpress.com/2006/02/10/bpms-e-erp/