É fácil entender o funcionamento de um sistema de gestão da informação. Para quem compreende o funcionamento de um computador por exemplo, a compreensão dos sistemas de informação de gestão não é uma tarefa das mais difíceis. Ele ajuda a receber dados e processá-los em informações úteis. A informação processada é disponibilizada para os tomadores de decisão em estabelecimentos adequados.
Para explicar os sistemas de Gestão da Informação de uma forma mais clara o exemplo a seguir será útil. Sistemas de gestão da informação é a configuração projetada para fazer um uso adequado da produção e alimentar os elementos necessários para computadores e outros dispositivos eletrônicos ou mecânicos. Estão incluídos no ramo de gerenciamento de tecnologia da informação, tanto quanto os acadêmicos estão preocupados.
A execução de tarefas
Sistemas de gestão da informação são o arranjo que facilita o fluxo de informações de uma mesa para outra. Eles ajudam a converter as mensagens de uma forma compreensível quando se passa de um departamento para outro. A tarefa do sistema não só pára com a simples conversão em uma forma compreensível, como também verifica se outro sistema exige uma linguagem específica ou forma de compreensão, e toma a iniciativa necessária para garantir que essa conversão ocorra de forma compreendida por qualquer sistema, mesmo que isso signifique que cada sistema exija um modo distinto de comunicação e compreensão.
Facilita a tomada de decisão
Os sistemas de gestão da informação são uma importante ferramenta que ajudam as empresas a tomarem decisões rapidamente e de forma eficaz. Eles agregam valor e significado para a existência de computadores e outros dispositivos de processamento de informação. Estes dispositivos podem processar a informação e as mesmas não teriam utilidade a não ser que sejam apresentadas de modo claro para ajudar a pessoa responsável no processo de tomada de decisão. Os resultados também ajudar os gerentes a desenhar figuras comparativas com base nas apresentações feitas em período específicos e, portanto, ajudar na execução e revisão de sugestões.
Auxilia no "Plano de Ação"
Sistemas de Gestão da Informação ajudam a identificar e distinguir os erros nas políticas e procedimentos. Por exemplo, uma empresa pode não ter um sistema uniforme para fazer compras e isso pode levar a desvio de recursos e alocação inadequada. Quando colocado em prática o auxílio dos sistemas de gestão da informação, os mesmos irão ajudá-los a decidir sobre um sistema uniforme para a compra através do qual possam ser colocados sob o controle de um departamento específico, como o departamento de recursos humanos ou do departamento de finanças. As autoridades deste departamento poderão formular as diretrizes a serem seguidas na elaboração e envio de compras e monitorá-los também. Isso vai ajudar as empresas a estabelecer um centro para a realização de determinada função ou funções. Seu funcionamento e objetivo não pode ser alcançado sem um sistema adequado no lugar, como o MIS. Sistemas de gestão de informação vão ajudar a definir métricas e esta avaliação auxilirá a superar as divergências enfrentadas no sistema até então.
O processo de sistema de informações gerenciais
O gerenciamento dos Sistemas de Informação não é implementado em todos os setores. Geralmente uma empresa estabelece algumas comissões para este fim. O comitê será dividido com base em algumas funções ou com base na localização geográfica ou sob qualquer outra categoria de acordo com as necessidades e demandas da mesma. Cada comissão será constituída por membros especialistas da área respectiva. Eles vão explorar em cada segmento da organização e decidir sobre o projeto da organização para a implementação de sistemas de gestão da informação. Eles também formam sub comissões com a finalidade de auxiliar, delegando o trabalho de acordo com a autoridade. A direção terá em conta as recomendações desta comissão para a implementação dos sistemas.
O que fazer e não fazer
É sempre aconselhável manter a estabilidade na equipe de implementação. Em muitas organizações, os casos tendem a alterá-los no meio do caminho. Isso não deve ser incentivado qualquer que seja a importância da tarefa para a qual é solicitada. Quando o sistema estiver implementado, uma formação adequada deve ser fornecida ao usuário final. Isto é considerado como um fator crucial para qualquer aplicação empresarial de sucesso. Deverão haver avaliações periódicas da forma como as coisas são tratadas na organização. Inclusive, quando o sistema de estiver prestes a ser implementado em uma organização, deverá ser verificado novamente se as coisas estão saindo conforme o plano previsto. Se não estiver tudo OK, ainda podem ser corrigidos, mesmo no último minuto. Nenhuma operação da empresa ocorrerá com sucesso se não forem apoiadas em um bom plano de ação, como discutido anteriormente.
Conclusão
Sistemas de Gestão da Informação são uma bênção para as empresas. No entanto, eles precisam de algumas medidas para funcionar de forma adequada. Qualquer falha ou mau funcionamento pode gerar resultados enganosos. Isto será seguido por conseqüências adversas. As decisões gerenciais não vão refletir sobre os verdadeiros problemas. Para evitar esses aborrecimentos, Sistemas de Gestão de Informação devem ser bem concebidos e executados para render os resultados esperados.
Colaboração: Landoweb, em Artigonal.com
